התגובות שלי בפורום
-
תגובות
-
כמה נקודות:
1. הכוונה היתה לכוון את מועדי הפרס כך שאחד המועדים הרלוונטיים יהיה שבוע הספר, שכרגע אין לפרס שום נגיעה אליו. הספרים המועמדים לשלב ב יפורסמו בשבוע הספר בשיתוף עם ההוצאות, דבר שיעודד גם קניה של הספרים וגם הצבעה לשלב השני של הפרס.
2. המועמדות לשלב א תחזיר את הספר לתשומת לב הקוראים.
3. אחת הבעיות העיקריות שעלו כשניסינו להבין את שיעורי ההצבעה הנמוכים לשלב א היתה שאנשים פשוט לא מספיקים לקרא את הספרים. הארכת התקופה בין יציאתו של הספר לבין ההצבעה עליו תביא לכך שיותר אנשים יקראו אותו ויוכלו להביע את דעתם.
בפורים מתקיים כנס "הארוקון" של אמא"י.
כרגע אין תכנון לאירוע נוסף בפורים.ככל הידוע לי לא מתוכננת מסיבת פורים ברחובות.
פרוטוקול ישיבת ועד האגודה הישראלית למדע בדיוני ולפנטסיה
יום ראשון, 25/1/2009
נוכחים:
יו"ר: אמיר ארד
חברי הוועד: רותם ברוכין, עדו עדו ענבל, נעמה פרידמן, יערה קוזלוב, קובי רובין, ליאת שחר
חברת ועדת הביקורת: יעל פורמן
מוזמנים: אולה סינדר, שגרירות סאנידייל בישראל; אורי מרקוביץ', אמא"י.1. כנס עולמות 2009: עדו ענבל עדכן את הוועד על התקדמות ההכנות לכנס "עולמות". התקיימה ישיבת סגל ראשונה ופרסום הכנס החל. יש קושי במציאת אולם עבור המחזמר מאחר שאולם צוותא תפוס בתאריכים הרלוונטיים. חברי ההפקה מחפשים מקום חלופי.
2. תקציב האגודה: תקציב האגודה לשנת 2009 אושר פה אחד.
3. שיתוף שגרירות סאנידייל ב"עולמות": נערך דיון בהשתתפות אולה סינדר משגרירות סאנידייל בישראל על מעמד השגרירות בעולמות. הוחלט לשלב את השגרירות בכנס בתנאים הבאים:
הרווחים יחולקו כדלקמן: 20% לשגרירות, ו-40% לכל אחד משני הארגונים האחרים השותפים: האגודה ועמותת טולקין. בנוסף, השגרירות תיקח על עצמה את האחריות הכספית למחזמר ותפקח על התקדמות העבודה עליו.
כמו כן, אולה סינדר ביקשה כי יובטח לשגרירות מינימום תכנים בכנס. עדו ענבל השיב כי התכנים בכנס אינם מוקצים על פי ארגון אלא לפי איכותם והתאמתם לכנס. השגרירות מוזמנת להגיש תכנים איכותיים לכנס.4. שילוב השגרירות באגודה: הוחלט לשלב את השגרירות כארגון בת של האגודה. ההחלטה התקבלה פה אחד. הסכם בין שני הארגונים ינוסח ויחתם עד סוף פברואר.
5. מועדי ישיבות: ישיבת הוועד הבאה תתקיים ב-1/3/2009. זו שלאחריה תתקיים ב30/3/2009.
6. מפיק לאייקון: ליאת שחר עדכנה כי נותרו ארבעה מועמדים סופיים לתפקיד. הראיונות עמם יתקיימו בשבוע הקרוב.
7. פרס גפן: דוד דנה נקרא למילואים, ובינתיים ממלאת את מקומו ליאת שחר בניהול ועדת הפרס ובחלוקת המשימות בין חבריה.
הוחלט לדחות את מועד סגירת המועמדים לשלב א' השנה עד 28/2/2009. 5 הצביעו בעד. 2 נמנעו.8. ביטוח: עקב עומס יתר על קובי רובין הוחלט להעביר את הטיפול בביטוח האגודה לידי נעמה פרידמן. קובי יעביר אליה את המסמכות שכבר השיג.
9. דוכן בכנס משחקי תפקידים: הגיעה אל האגודה הצעה להקים דוכן בכנס משחקי תפקידים המאורגן על ידי חברת חוגים ביהוד. הוחלט כי אם השגרירות תבחר להעמיד דוכן בכנס, האגודה תצטרף אליה. נעמה פרידמן תדון בפרטים עם השגרירות.
כנס פנטסי.קון"נערך דיון על איוש תפקידי הניהול בכנסי פנטסי.קון ובדיון. הפרטים יפורסמו לאחר שהתפקידים יאוישו.
10. אמא"י והאגודה: עלה לדיון ההסכם בין האגודה לאמא"י והוחלט כי רוח ההסכם צריכה להשתנות כך שהפיקוח על אמא"י יהודק. מעתה ואילך תידרש אמא"י למסור לוועד את מועדי ישיבות הוועד שלה, והנושאים העולים בהם. כמו כן תידרש להגיש לאגודה את הפרוטוקולים הלא ערוכים של ישיבותיה, לדווח אם אלה יצאו אל הפועל, ולהביא כל הוצאה תקציבים לאישור ועד האגודה. בכל ישיבה של ועד אמא"י יהיה נוכח נציג מוועד האגודה. הסכם חדש על פי קווים אלה ינוסח בין האגודה לאמא"י, כדי לאפשר פיקוח הדוק יותר ולהגדיר טוב יותר את התנהלות הארגון.
עוד הוחלט כי סגל כנס "עולמות 2009" יעזור בחניכת חלק מסגל אמא"י, בייחוד אלה המיועדים לעבוד בכנס הקיץ של אמא"י. כל זאת, בתיאום עם מנהל "עולמות" והסגל ובהסכמתם. עד 1 בפברואר יעביר אורי למנהל "עולמות" את רשימת אנשי הסגל של כנס הקיץ של אמא"י, על מנת שזה יוכל לצוות אותם עם אנשי הסגל הרלוונטיים.
דווח כי סגל הארוקון נסגר סופית לפני שלושה שבועות. בשל קוצר הזמן עד הכנס, שמיועד להתקיים ב-10 במרץ 2009, יערכו פגישות סגל שבועיות בכל יום שישי, בארגונו של אורי מרקוביץ'.11. פרסום גורמי חוץ: הוועד דן בבקשתו של רמי שלהבת לפרסם במכתב החודשי את הופעת ההתרמה של להקת תיסלם עבור "בית הגלגלים"L עמותה ללא כוונת רווחים המסייעת לבני נוער נכים. כמו כן הועלתה ההצעה להעניק לעמותת בית הגלגלים באנר באתר האגודה. ההצעה נפלה ברוב של 4 מתנגדים מול 3 נמנעים.
פרוטוקול ישיבת ועד האגודה הישראלית למדע בדיוני ולפנטסיה
יום שני, 31/12/2008.נוכחים:
יו"ר: אמיר ארד
חברי הוועד: עדו ענבל (הגיע באיחור), נעמה פרידמן, יערה קוזלוב, קובי רובין, ליאת שחר (באיחור)
חברת ועדת הביקורת: יעל פורמן
מוזמנים: דנה סתיו, חברת ועד אמא"י לשעבר; אוריי מרקוביץ ולירון אפריאט, חברי ועד אמא"י.1. אמא"י: דנה סתיו ביקשה להציג בפני הוועד את טענותיה הנוגעות לניהול אמא"י. נציגי ועד אמא"י הוזמנו לשמוע את הטענות ולהגיב עליהן. הטענות שהועלו הן כדלקמן:
? אי תקינות ניהולית שוטפת, ובכלל זה היעדר ישיבות סדורות, היעדר פרוטוקולים ו/או פרסומם באופן סדיר ושוטף.
? אי תקינות ניהולית עקב העברת תפקידים של הוועד, כגון מזכירות וניהול הפורומים, לידי אנשים חיצוניים.
? הפרה של הסכם שיתוף הפעולה שנחתם בין אמא"י לאגודה, ומחייב קיומן של בחירות לוועד אמא"י פעם בשנה.במהלך הדיון נתבקשו נציגי אמא"י להשיב על שאלות בנושא. כמו כן, יו"ר האגודה הקודמת וגזברית אמא"י כיום, קרן אמבר, נתבקשה בשיחה טלפונית להבהיר את המצב שהתקיים עם חתימת ההסכם בין האגודה ואמא"י, ואת הסיכומים בעל פה שנלוו לחתימה זו ולא עוגנו בהסכם המקורי אלא רק בפרוטוקולי ועד האגודה.
לאור תשובות נציגי אמא"י וההבהרות שהתקבלו מקרן אמבר, הוועד הגיע למסקנה ששתי הטענות הראשונות אינן מבטאות אי תקינות ניהולית. תפקידי הוועד המנהל את אמא"י אינם חקוקים בסלע, והאצלת סמכויות מאפשרת לחברים נוספים לקחת חלק בקידום האינטרסים המשותפים לכלל החברים. כמו כן, ועד אמא"י אינו מחויב לקיים פגישות חודשיות, אף על פי שראוי לקיימן. אי פרסום הפרוטוקולים אכן אינו תקין, אך ועד האגודה אינו מוצא לנכון להטיל על אמא"י סנקציות בנושא זה מאחר שמדובר בעניין פנימי.
דחיית מועד הבחירות מאפריל 2009, המועד המקורי שנקבע בהסכם הייסוד של אמא"י ליוני 2009, התקבלה במהלך תקין מנהלתית, מנומק ולכאורה מוצדק. אף על פי כן, דחיית הבחירות אינה נובעת ממניעים אובייקטיביים כבדי משקל. בהתבסס על ההערכה כי באמא"י יש פחות מ-50 חברים בעלי זכות הצבעה, לא צפוי כל קושי לוגיסטי בקיום הבחירות במועדן. ועד אמא"י סירב להיענות לבקשת ועד האגודה לקיים הבחירות במועדן.
לבקשתו של חבר הוועד האחראי לקשר בין אמא"י והאגודה, קובי רובין, אישר הוועד כי יש לבחון מחדש את ההסכם הקיים בין האגודה לאמא"י בישיבת הועד הבאה.2. פרס גפן: ליאת שחר, האחראית מטעם הוועד על פרס גפן דיווחה כי חברי וועדת פרס גפן לשנת 2009 נבחרו ונכנסו לתפקידם. חברי הוועדה הם:
? יו"ר: דוד דנה
? חברים: ארן רהט ויוליה שנרר.הוועדה החלה בתפקידה במסגרת לוח הזמנים החדש שנקבע בהתאם להחלטת ועד האגודה מתאריך 8/12/2008.
3. אייקון ? מפיק על: ליאת שחר עדכנה כי תהליך החיפוש אחר מפיק לפסטיבל מתקדם כסדרו. לאחר פרסום הקול הקורא, נתקבלו כמה עשרות פניות. קורות חיים עברו סינון ראשוני והמתאימים מביניהם זומנו לראיונות בנוכחות נציגת ועד האגודה ליאת שחר, יו"ר העמותה למשחקי תפקידים איתי גרייף, ומנהל אייקון 2008 אורי אביב. בין המראיינים קיימת תמימות דעים כי חלק מן המרואיינים הינם מועמדים פוטנציאליים איכותיים ועתירי ניסיון.
תהליך בחירת המפיק מתוך המועמדים הסופיים צפוי להתחיל בשבוע הבא. כדי לא להיחפז בבחירת מועמד ראוי ומתוך ההבנה שבחירה מוטעית תגרום השפעות משמעותיות גם על פסטיבלי אייקון הבאים, אישר הוועד את דחיית תאריך היעד הסופי בשלושה שבועות.4. פורום האגודה: בהתאם להחלטת ועד האגודה, יוליה שנרר תיכנס בימים הקרובים לתפקיד מנהלת פורום האגודה החדשה.
5. פורום ארגון ופעילויות: בהתאם להחלטת ועד האגודה, פורום חדש ייפתח במטרה לרכז תיאום פעילויות וחילופי מידע. הפורום החדש יעלה לאתר האגודה בימים הקרובים.
6. מועדון סטארבייס 972 ושגרירות סאנידייל בישראל: הוועד דן שוב בהתפתחויות הנוגעות למועדון סטארבייס 972 והשגרירות. כדי להקל על הקריאה, אוחדו הדיונים בנושא ושולבו בפרוטוקול ישיבת הוועד מתאריך 8/12/2008.
7. פרויקט הוויקי של נעמי וינר: בעקבות הצעתה של חברת האגודה, נעמי וינר להעלאת פרויקט ויקי אגודתי, התנדבה יערה קוזלוב לבדוק את הפרויקט במסגרת זו יוקם ויקי אשר ישמש לפרסום ערכים בנושא ארגון פעילויות מדע בדיוני ופנטסיה, מתוך מטרה לאפשר לכל חבר אגודה המבקש ליזום, לקבל את מרב המידע העשוי לסייע לו.לשם כך הוטל על יערה לפנות לנעמי וינר ולבדוק כיצד ניתן לסייע בנושא. במידה ונעמי תסכים לשיתוף פעולה בנושא, הצעת נעמי להתניית כל פרסום של ערך בוויקי באישור של עורך הועדפה על פני חלופות אחרות. האגודה תשמח לספק תמיכה באכסון הוויקי על על השרתים, בהוצאת קול קורא לעורכי משנה החודשי ובפנייה לבעלי ניסיון מקצועי קודם היכולים לתרום לפרויקט.
ההצעה אושרה פה אחד.8. פעילות בפריפריה: הוועד דן בטענות שהועלו בפורום האגודה על היעדר כתובת מוגדרת לפנייה בנושא פעילות בפריפריה, חוסר מודעות לפעילויות עצמאיות בפריפריה והיעדר שיתופי פעולה עם אירועים עצמאיים בפריפריה. ההחלטות הבאות התקבלו ללא מתנגדים:
? הועד אינו אחראי על ארגון פעילויות באופן שוטף בפריפריה, בטעמי תקציב, כוח אדם וכדומה.
? האגודה תתמוך כמיטב יכולתה בפעילויות בפריפריה. רותם ברוכין וליאת שחר יהיו הכתובת לשאלות של פעילים בנושא פעילויות בפריפריה, בתוקף תפקידן כמנהלות פורום ארגון ופעילויות. המעוניינים ליזום פעילויות בפריפריה מוזמנים לפנות למנהלות הפורום בכל שאלה בנושא.
? כדי להביא לידיעת חברי האגודה את כל אירועי המדע הבדיוני והפנטסיה שיכולים לעניין אותם, תוציא האגודה קול קורא למאתר פעילויות, אשר תפקידו יהיה לחפש באופן פעיל אירועים רלוונטיים ולהביאם לידיעת הוועד.9. אייקון ? קווים מנחים: במסגרת החיפוש אחר מפיק על לאייקון יוקם צוות חשיבה בנושא הקווים המנחים לאייקון. לאחר קבלת ההמלצות ייפתח דיון פומבי בפורום. לצורך כך יפנה הוועד לאנשים בקיאים בתחום, כגון הדס פרבר, ויבקש את חוות דעתם על הדגשים הראויים באייקון בשנים הקרובות.
10. עתיד האגודה ? חזון ואסטרטגיה: בישיבת הוועד אשר התקיימה בתאריך 8/12/2008, נערך דיון מקיף בנושא חזון האגודה, מטרותיה, יעדיה והמתכונת הנכונה לה בשנים הבאות. בין הנושאים העיקריים שהועלו לדיון ניתן לציין את סוגיות אתר האגודה, "המימד העשירי" והטבות הניתנות למצטרפים לאגודה. אמיר ארד הציג בפני הוועד תוכנית לשינוי עמוק באסטרטגיית הפעולה של האגודה, אשר צפויה להשפיע על שלושת הנושאים האלו יחד. עקב מורכבות הנושא, הוחלט לדחות את ההצבעה בנושא עד לישיבת הוועד הנוכחית, על מנת לאפשר לחברי הוועד פרק זמן לבחינת הנושא לעומק ולבדיקת היתכנותן של דרכי הפעולה האפשריות. לאור דיון זה, ולצורך קשירתו באישור תקציב האגודה לשנת 2009, הוחלט על שורה של צעדים במטרה להניע שינוי עמוק בפעילות האגודה בהתאם למטרות האגודה כפי שהם מתבטאים בחזונה.
נבדקו התוכניות הבאות:
? המימד העשירי ואתר האגודה: בחינה של חלוקת המשאבים התקציביים של האגודה הראתה כי כתב העת "המימד העשירי" דורש למעלה ממחצית מתקציב האגודה השנתי. עלויות ההפקה הגבוהות של "המימד" ותפוצתו המוגבלת ביחס להשקעה העצומה בו, העלו צורך לבחון שימושים חלופיים לכסף המושקע בו, וכיצד ניתן להשתמש בהם לקידום יעיל יותר של מטרות האגודה ? ובראש ובראשונה קידום הז'אנר. בד בבד, אתר האגודה סובל מאז פרישתו של ניר יניב מירידה מתמשכת בכמות התוכן המקורי המתפרסם בו ומדעיכה בכמות הכניסות לאתר.
לאור זאת, נשקלה האפשרות לבטל את הוצאתו לאור של "המימד העשירי" ככתב עת מודפס ולהפנות את המשאבים לקידום הז'אנר באמצעים אחרים. לאור ההשלכות הצפויות מביטול "המימד", הן על מימוש מטרות האגודה והן על הרישום אליה, ולאחר דיונים ארוכים בסוגיה זו, קיבל הוועד את הצעתו של רמי שלהבת להחליף את המימד העשירי בשנתון מודפס למדע בדיוני ולפנטזיה, אשר יצא מדי שנה לקראת אייקון. אהוד מימון, עורכו הנוכחי של "המימד", ימונה לעורך הראשי של אתר האגודה ויפעל לשמור ככל הניתן על חברי המערכת הנוכחית ובמקביל להפנות לאתר האגודה תוכן נוסף מתכני המימד ועל ידי כך לשוב ולהחיות את אתר האגודה. אתר האגודה לא צפוי לשנות את שמו בעקבות שינויים אלו. כמו כן, יש לשאת ולתת עם F&SF על המשך הסכם התרגומים הקיים עם "המימד העשירי" גם במתכונת האינטרנטית החדשה.? הטבות לחברי האגודה: הועלתה ההצעה לשנות ולעבות את ההטבות הניתנות לחברי האגודה לאור ביטול "המימד העשירי". בין השאר הוצע להגיע להתקשרות עם הוצאות הספרים ו/או רשת "צומת ספרים", לצורך מתן שוברים לספר חינם על פי בחירת המצטרף, הנחות לרכישה של ספרים וסדרות וכדומה. הוועד חש כי אף על פי שיש בהטבות הללו כדי להיטיב עם חברי האגודה, הן יובילו להתמסחרות של האגודה ויעשו אותה דומה למועדוני לקוחות אחרים. לפיכך הוחלט לגנוז את ההצעה במתווה הנוכחי.
? הטוב שבטוב: על מנת לסייע בקידום המדע הבדיוני והפנטסיה בישראל נבחנה ההצעה להוציא לאור פעם בשנה או שנתיים אוסף של סיפורי ז'אנר מקוריים, המייצגים את מיטב הסיפורת הבדיונית שנכתבה בישראל. בדיקת היתכנות לפרויקט העלתה כי אף על פי שלאור המצב הכלכלי הנוכחי בשוק ההוצאה לאור לא יתאפשר להגיע להתקשרות מהירה עם אחת מהוצאות הספרים כיום, הוא יכול לצאת אל הפועל עם עבודת הכנה מקיפה מצד האגודה. בכוונת האגודה לקדם את הרעיון ולהכנס למשא ומתן עם הוצאות ספרים, לאחר שתוכן תוכנית עסקית מפורטת שתקל על קבלת הפרויקט על ידי הוצאות הספרים.
? שינויים בפרס גפן ? במסגרת השינוי הכולל במתווה הפעילות, הוועד אישר את השינויים שהוצעו לפרס גפן. על השינוי בפרס גפן, ניתן לקרוא ביתר פירוט בפרוטוקול ישיבת הוועד מיום 8 בדצמבר 2008.פרוטוקול ישיבת ועד האגודה הישראלית למדע בדיוני ולפנטסיה
יום רביעי, 8/12/2008.נוכחים:
יו"ר: אמיר ארד
חברי הוועד: אמיר ארד, רותם ברוכין, עדו ענבל, נעמה פרידמן, יערה קוזלוב, קובי רובין, ליאת שחר
חברת ועדת הביקורת: יעל פורמן
גזבר האגודה: רמי שלהבת1. תקציב: גזבר הועד הציג את מבנה התקציב לשנת 2009:
? צפי הרווח של עולמות אינו סופי, מאחר שטרם נקבעה חלוקת הרווחים בין הארגונים השותפים, והעובדה שהכנס יתקיים השנה במשך יומיים בלבד.
? תיבדק האפשרות להגשת בקשה למימון ממפעל הפיס.
? בעקבות תוספות תקציביות של מנהל התרבות והחינוך של עיריית תל אביב יפו ושל האגודה לקולנוע ישראלי, קיימת אפשרות שהאגודה תצליח לקבל מפסטיבל אייקון 2008 סכום כסף אשר היקפו המדויק אינו ברור עדיין מפסטיבל אייקון האחרון.
? אם פסטיבל אייקון בצורתו הנוכחית יוחלף בכנס בהיקף בלתי ידוע, עלולה להיווצר בעיה בהיקף חידוש החברויות באגודה. צמצום כמות המחדשים בכ-100 חברים עלול להביא לחריגה מהתקציב.? במסגרת העלויות הקבועות ?
? עלותו של רואה החשבון של האגודה תעלה הנה ב-300 ₪ השוואה לשנה שעברה.
? הייעוץ המשפטי לאגודה ניתן חינם ובהתנדבות, למעט מקרים של ייעוץ משפטי דחוף עליהם יידרש תשלום.
במסגרת העלויות המשתנות ?
? ההוצאה הגבוהה ביותר בתקציב האגודה היא הפקת גיליונות המימד והדפסתם. לאגודה יש השנה תקציב להפקת שני גליונות מימד בלבד. אם לא תימצא דרך להוריד את מחיר ההפקה או להשיג מימון ממקורות נוספים, לא ניתן יהיה להגדיל את כמות הגיליונות המונפקים. פניה למינהל התרבות אינה רלוונטית בשלב זה, בשל איחור בלוח הזמנים.
? נקבע תקציב כולל למרצ'נדייז.
חברי אגודה המעוניינים לצפות בתקציב, מוזמנים לפנות לגזבר האגודה רמי שלהבת ולקבוע איתו פגישה.
2. אייקון ? שם מסחרי: הוועד דן ברישום פסטיבל אייקון כסימן מסחרי ובאגרות הנדרשות.
3. בחירות באמא"י: עקב פנייתה של דנה סתיו אל הוועד כגוף המפקח על תקינות הניהול של אמא"י, מועברת בקשה לגורם הפונה ולוועד אמא"י בניהולה של לירון אפריאט להופיע בישיבת הוועד הבאה. שליחת ההזמנות לשני הצדדים ועדכון התפתחויות בנושא, באחריותו של קובי רובין.
4. ביטוח פעילויות האגודה ? קובי רובין עדכן את הוועד על הצעת המחיר שקיבל מאחת החברות, וזו תיבחן מול הצעות נוספות. הנושא ימשיך בטיפולו של קובי רובין.
5. מועדון סטארבייס 972 ב"עולמות": בעקבות פנייתו של תומר שלו אל ארנון רייכמן, דנה האגודה בשאלת השתתפותו של מועדון סטארבייס 972 בכנס עולמות. סוכם והוחלט פה אחד:
? מועדון סטארבייס לא יוכנס כשותף מלא בכנס "עולמות" הנוכחי ולא יהיה שותף בחלוקת הרווחים.
? המועדון יוכל להשתלב בכנס, כפיילוט לשנה הבאה, בצד הניהולי והתוכני גם יחד, אך לא יאוחר מהתאריך 1.2.2009. שילוב המועדון במסגרת תנאים אלו יהיה באחריותם של מנהל הכנס וסגנו, ארנון רייכמן ועדו ענבל.
6. שגרירות סאנידייל בישראל ב"עולמות": סוכם והוחלט פה אחד:
? הוועד שב ומאשר את המנדט שניתן למנהלי כנס עולמות לשילוב השגרירות בכנס. בהסכמה עם עמותת טולקין הישראלית יוצע לחלק את רווחי הכנס ביחס של 40-40-20 (20% יועברו לשגרירות).
? במקרה של ביטול אחד מהאירועים הגדולים שייערכו תחת חסות השגרירות בכנס עולמות, תקוזז עלות האירוע מן הרווחים המגיעים לשגרירות.
7. מעקב פורומים: אושר מינויה של גילי כהן-ארזי כמסייעת למעקב אחר פורום האגודה. ההצבעה אושרה ברוב של 6 חברים, ליאת שחר נמנעה עקב רשמיות יתר.
8. ועדת פרס גפן ? סקירת סטטוס: ליאת שחר סקרה בפני הוועד את ההתקדמות בהרכבת ועדת הפרס. ההצעה אושרה פה אחד, פרט להסתייגות מצד יערה קוזלוב בנוגע למועמדותו של ארן רהט, עקב היותו תושב חו"ל.
? אושרה מועמדותו של דוד דנה כיו"ר הוועדה.
? אושרה מועמדותו של ארן רהט כחבר הוועדה.
? ליאת שחר תדון עם דוד דנה על זהותו של חבר הוועדה השלישי.
9. פרס גפן ? סדרי ההצבעה: הועלתה להצבעה בקשתה של נועה רייכמן ליהמנע מעריכת הצבעה לפרס בשבת. 6 חברי ועד הצביעו בעד דחיית הבקשה. אמיר ארד נמנע.
10. מנהל משימות: לצורך ניהול ומעקב אחר משימות הוועד, ומתוך רצון להקפיד על לוחות הזמנים שקבע הוועד, הוחלט להוציא קול קורא לתפקיד "מנהל משימות". מתוך רצון לשלב אנשים נוספים בניהול האגודה, התפקיד לא יינתן לחבר ועד. ההחלטה התקבלה פה אחד.
11. שיתופי פעולה: הוועד דן בהצעות מטעם לשיתוף פעולה עם חנות הספרים "ינשוף". פרטי יפורסמו לאחר השגת סיכום סופי עם הבעלים, אלי הרשטיין.
12. שינויים בפרס גפן: הוועד דן במסקנות הדיון שהתקיים במסגרת פסטיבל אייקון 2008 על פרס גפן ובכמה הצעות לשינויים. הוחלט על הצעדים הבאים :
מועמדות ושלב א' (אושר פה אחד):
? הזכאות למועמדות לפרס גפן תיקבע על פי השנה הקלנדרית ותיסגר ב-1 בינואר בכל. בשנת 2009, תקופת הזכאות למועמדות לפרס גפן לשנת 2009 תוארך בחודש נוסף ותיסגר בתאריך 1.2.2009.
? פרסום רשימות המועמדים על ידי חברי ועדת פרס גפן יתבצע בצורה רציפה.
? ההצבעה לשלב א' תיפתח בתאריך 1.3.2009 תיפתח ההצבעה.
? הצבעות בשלב א' יתאפשרו לחברי האגודה בלבד ? באינטרנט ובקלפיות שיוצבו בכנס "עולמות".
? בתום כנס "עולמות" ייסגר שלב א'.
? הצבעות כפולות ייפסלו.
? החלטות על אפיון טופס ההצבעה והגרלת פרס בין המצביעים ייקבעו בישיבות הוועד הבאות.שלב ב' ? אושר פה אחד :
? מועד פתיחת ההצבעה: שבוע הספר (יוני). שבוע הספר ינוצל לקידום הפרס גפן.
? במקבל לשקת הפרס בשבוע הספר תיפתח ההצבעה לו באינטרנט.
? האגודה תיזום שיתוף פעולה עם "צומת ספרים" לפרסום הספרים המתורגמים בשלב ב' במסגרת אירועי שבוע הספר.
? האגודה תיזום פרסום של אסופה המכילה את הסיפורים הקצרים המועמדים בשלב ב' של פרס גפן ואת הפצתה במחיר סמלי בחנויות רשת "צומת ספרים".
? בנוסף להצבעה האינטרנטית תתאפשר הצבעה בקלפיות במסגרת פסטיבל אייקון.
? כדי למנוע זיופים והצבעות כפולות ידרוש טופס הצבעה פרטים מזהים נוספים ? כגון מספר תעודת זהות. אמצעי אבטחה יינקטו גם בהצבעה האינטרנטית.
? יופץ קול קורא למתכנתים ואנשי אבטחה אלקטרונית אשר יסייעו בבניית אתר ההצבעה.במסגרת הפקת לקחים בנוגע למספר הקטגוריות והמצביעים בשנים שעברו, נבחנו מחדש הקטגוריות העומדות לבחירה:
? נבחנו אפשרויות לשינוי הקטגוריות, ובכלל זה הוספת קטגוריות נוספת, צמצום ההצבעה לשתי קטגוריות בלבד, ביטול ההבחנה בין מדע בדיוני לפנטזיה ועוד.
? הוועד מבקש להבהיר כי למורת רוחו קביעת הקטגוריות לא עוגנה במסגרת קבועה ורשמית, והקטגוריות בפרס גפן לא נקבעו בהצבעה רשמית של האסיפה הכללית.
? מאחר שלא ניתן לכנס בזמן הנתון אסיפה נוספת שלא מן המניין, הוועד קיבל על עצמו את עריכת השינויים במסגרת קטגוריות הפרס.
? במהלך האסיפה הכללית הבאה של האגודה תועלה הצעה לעיגון מספר הקטגוריות המוצע לעיל וסוגן, ולקבוע כי כל שינוי בהן ידרוש את אישורה של האסיפה הכללית.
? הועלתה ההצעה לרכז במסגרת פרס גפן 2009, את ההצבעה בארבע קטגוריות בלבד: ספרות מדע בדיוני מתורגמת, ספרות פנטזיה מתורגמת, ספרי מקור וסיפורים קצרים מקוריים. ההצעה התקבלה ברוב של 5 קולות מול 2. רותם ברוכין ועדו ענבל התנגדו לביטול קטגורית ספרות הנוער.הרעיון של הפורום היה ליצור מקום שמיועד לדון ביוזמות אלו.
הויקי זו דוגמה מצויינת לדיון שמקומו בפורום ארגון ופעילות.
בכל מכתב חודשי חוץ מהאחרון.
המעוניינים להעביר פעילות כלשהי בתא הרחובותי (הרצאות, משחקי תפקידים וכו') מוזמנים לפנות לליאור בדואל liorn@weizmann.ac.il או בטלפון 054-6232747.
