עדכוני הועד 14.10.13: נהלי הועד, חלוקת תפקידים בתוך הועד, אישור מורשי חתימה, מחשוב, אמא"י, אישור תקציבי כנסים קטנים, מאורות, שנתון, מחסן

[ועד האגודה]

פרוטוקול ישיבת וועד האגודה הישראלית למדע בדיוני ופנטזיה שנערכה בתאריך 14.10.13
נוכחים: לילי דאי, עינת סיטרון, הדס נבנצל, דמיאן הופמן, ליאת שחר-קשתן, נעמה פרידמן, סיון קוטיק, יער שחר-קשתן ויבגני קנטור – יו"ר אמא"י. הגיעה באיחור: הדס משגב.
1. הדס משגב העלתה את מועמדותה לועד. הועד אישר את הכנסת הנושא לסדר היום. הוועד הצביע על מינוי הדס משגב לוועד על מנת להשלים ועד חסר –ואישר את המינוי פה אחד.
2. נהלים:
א. הוצעו הנהלים הבאים להתנהלות ישיבות ועד:
• יש להודיע על ישיבת וועד שבוע מראש.
• פרוטוקול הישיבה יפורסם עד שבועיים אחרי הישיבה.
• ניתן יהיה להוסיף נושאים לישיבת הוועד עד 24 שעות לפני הישיבה.
• החלטות שמתקבלות מחוץ לישיבת וועד צריכות להתקבל בצורה טלפונית ופה אחד.
• ישיבת וועד יכולה להתקיים באם 4 חברים לפחות נוכחים.
הנהלים התקבלו פה אחד.

ב. חלוקת תפקידים בוועד:
יו"ר האגודה- עינת סיטרון
גזברית-הדס משגב
דוברת הוועד-לילי דאי
מזכירת הוועד-סיוון קוטיק
קשר עם השנתון- סיון קוטיק
קשר עם צוות מחשוב-דמיאן הופמן
קשר עם קהילת ג'וס ווידון – נעמה פרידמן
קשר עם אמא"י – הדס נבנצל
ברטרים ושיתופי פעולה – לילי דאי
קשר עם מזכירות האגודה – דמיאן הופמן
ליווי כנסים קטנים-הדס נבנצל וסיוון קוטיק
קשר עם פרס גפן ופרס עינת-דמיאן הופמן
ליווי לכנסים:
אייקון – דמיאן הופמן; מאורות – נעמה פרידמן ; עולמות – נעמה פרידמן
ג. מורשי חתימה:
מורשי חתימה של העמותה: עינת סיטרון, דמיאן הופמן, הדס משגב והדס נבנצל.
לענייני חוזים – צריך חתימה של אחד על מנת לחייב את העמותה.
לצ'קים – צריך חתימה של שניים על מנת לחייב את העמותה.
לצ'קים של אמא"י – צריך חתימה של אחד ממורשי החתימה ושל יו"ר אמא"י (עפ"י המוגדר בבנק).
מורשי החתימה אושרו פה אחד.

3. מחשוב:
צוות המחשוב נמצא בשלבי הפקת מסקנות ותחקור של פעילויות המחשוב של אייקון מתוך מטרה להתחיל ביישום הלקחים כבר בעולמות.
בתחום האתר הארגוני התקבלה הצעת מחיר בשיתוף אמא"י והעבודה תחל בחודש הקרוב.
נידון בישיבה נושא הזכויות על רכיבי תוכנה שנכתבים לשימוש האגודה והוצע כי יתאפשר למפתחים למכור רכיבי תוכנה כאלו לגופים חיצוניים ללא צורך באישור האגודה, בתנאי שזכויות השימוש של האגודה ישמרו.

4. אמא"י:
א. אסיפה כללית –במהלך אייקון התקיימה אסיפה כללית. באסיפה הוצג סיכום שנתי והתקיימו בחירות.
ב. הוועד הנכנס: נבחרו: יבגני קנטור, איליה לזבניק, אורי מרקוביץ', רענן פיקלר ושי פרידריך. בישיבת הוועד הראשונה, יבגני קנטור נבחר ליו"ר. בקדנציה הזו יחפוף את רענן ואיליה לתפקיד היו"ר על מנת להכשירם כמחליפיו בעתיד. כל אחד מהם יתארח בשתי ישיבות של ועד האגודה.
ג. גזברות-קורל בוך תחפוף את אור פרלמן בנושא הגזברות.
ד. כנס הארוקון בפורים-נבחרו מנהל וע.מנהל לכנס– חן לוגסי וסרג' יצחקוב שניהלו את הארוקון הקודם בהצלחה. כרגע שוקלים הבאת יוצר מיפן לכנס. מיקום הכנס עדיין לא נקבע, אך מתקיימים מגעים עם היכל התרבות בראשון לציון. מנהלי הכנס יבחנו אופציה של סליקת אשראי דרך אתר האגודה בהארוקון.
ה. אמא"י התחילו לעבוד על תוכנית עבודה שנתית לועד.
ו. תשלום לאתר– הוסכם כי אמא"י ישלמו את התשלום הראשוני על בניית האתר, והאגודה תשלם את החלק השני.

5. תקציבי כנסים קטנים:
א. תקציב לכנס ד"ר הו בחנוכה. בעד:7 נגד:0. הוועד אישר את התקציב.
ב. תקציב אירוע באפי. בעד:5 נגד:2. הוועד אישר תקציב לאירוע "האלווידיון".
ג. חוזה מול מסעדת התרנגול: בעד: 5 נגד: 2. הוועד אישר את החוזה מול מסעדת התרנגול.
הועד אישור למתאם הקשר מול הכנסים הקטנים ביצוע שינויים קטנים בתקציבי אירועים ללא אישור הועד.

6. מאורות: טרם הוגש תקציב לוועד.

7. שנתון:
השנתונים נשלחו לחברי האגודה.

8. מחסן: הוצגה ונקבעה מדיניות האגודה להוצאת חומרים מהמחסן:
• לא ניתן להוציא חומרים מהמחסן ללא אישור מהוועדים.
• אירוע שנדרש לחומרים מהמחסן, צריך להודיע על כך שבועיים מראש ולתאם עם אחראי המחסן.
האגודות החברות האחרות רשאיות להגדיר מדיניות נפרדת בכפוף להסכם המקורי.

9. נושאים שעברו לישיבה הבאה מפאת קוצר הזמן:
תוכנית עבודה שנתית, חנות, מזכירות, ותיבת דואר.

[מאת]

תגובות