עדכוני הועד 20.5: פורום האגודה, אמא"י, ועדת ביקורת, אייקון, שגרירות סאנידייל בישראל, פרס גפן, אתר האגודה, מיני עדכונים

[???]

פרוטוקול ישיבת ועד האגודה הישראלית למדע בדיוני ולפנטסיה

יום רביעי, 20/5/2009

נוכחים:
יו"ר: ליאת שחר
חברי הוועד: רותם ברוכין, עדי לויה, עדו ענבל, נעמה פרידמן, קובי רובין
חברות ועדת הביקורת: יעל פורמן, חגית וינר
נציג אמא"י: אמיר כהן
אורחת: יוליה שנרר, מנהלת פורומי האגודה.

1. פורום האגודה: הוועד דן בתרבות הדיון הרווחת בפורום ובדיונים הלא רלוונטיים שמפתחים בו. נוהלה שיחה בנושא הגישה הניהולית הנדרשת ממנהלת הפורומים. יוליה שנרר תיארה את מדיניותה: במקרה של הודעות בעייתיות, היא תזהיר את הכותב ותבקש ממנו לערוך את ההודעה. אם הוא מסרב, היא תימחק את ההודעה. חסימת משתמש בפורומים תתבצע במקרים מאוד קיצוניים. במקרה שדיונים מתפתחים לכיוון לא פרודוקטיבי, מנהלת הפורום רשאית להודיע על סגירת הדיון, ובמקרה הצורך למחוק הודעות נוספות שייכתבו בו. שיקול הדעת הקובע בכל בעיה בפורום הוא של מנהלת הפורום ושלה בלבד.

2. חידוש ההסכם עם בין האגודה לאמא"י: קובי רובין וליאת שחר נפגשו לישיבה ראשונה עם נציגי ועד אמא"י ועם גזברית אמא"י לדיון ראשוני על הסכם חדש. פרטי ההסכם החדש נדונו בפירוט אך לא יפורסמו לעת עתה.
במהלך הדיון מול אמא"י התברר שהיו להם בעבר בעיות בהחתמת מורשי החתימה של האגודה על התחייבויות חוקיות של אמא"י. קובי רובין העלה הצעה להוסיף מורשה חתימה שלישי מבין חברי ועד האגודה. ההצעה נדחתה ברוב של חמישה מול אחד (קובי רובין).

3. אמא"י: לתשומת לבו של הוועד הובאו כמה תקריות שהתרחשו בכנס אמא"י האחרון וכללו התנהגות לא נאותה מצד באי הכנס ובפרט מצד קטינות שהשתתפו בו. הוועד רואה את התקריות אלו בחומרה רבה, ויחקור אותן לעומק כדי למנוע את הישנותן בעתיד.
אמיר כהן עדכן את הועד בנושא שילוב תכני אנימה בפסטיבל אייקון ובהתקדמות כנס הקיץ המתוכנן של אמא"י.

4. ועדת ביקורת: חברות ועדת הביקורת הציגו בפני הוועד את תפקידי הוועדה כפי שהם מוגדרים בסעיף 30 לחוק העמותות וסקרו את אופי פעילות הוועדה בשנים 2000-2009. לדבריהן, ועדת ביקורת יכולה לפעול בתוך טווח רחב שנע בין אי התערבות בענייני הוועד כל עוד אין חשש לעבירה על החוק, לבין שמירה על קוצו של יו"ד בכל נושא ונושא. בשנים האחרונות ניסו חברי הוועדה לשמור על שיווי משקל, כך שיהיו מעורים בהחלטות, ובכלל זה יוכלו לקרוא את תכתובות הוועד ולהשתתף בישיבות כמשקיפים, אך יימנעו מלהתערב בעבודת הוועד אם אין צורך מיידי בכך. חברות הוועדה הדגישו שמרבית הסעיפים בחוק עמומים ומשאירים מרווח פעולה רב לחברי הוועדה. הוצע שבתחילת כל כהונה חדשה של ועד ושל ועדת ביקורת תיערך פגישה לתיאום ציפיות בין הצדדים ויוגדרו דרכי התקשורת בין הגופים. יישום ההצעה תלוי ברצון הוועד הבא וועדת ביקורת הבאה.
ועדת הביקורת הודיעה שתסקור באסיפה הכללית את הפניות שקיבלה במשך השנה.

5. אייקון: ההשפעה של האגודה על פסטיבל אייקון בשנים האחרונות והשנה רחוקה מלהיות אידיאלית, והאגודה ממשיכה לחפש איש קשר מטעמה לבין הנהלת הפסטיבל, במטרה לשפר את יכולתה של האגודה להשפיע על אייקון בעתיד.
ליאת שחר ביקשה מהוועד להעניק מנדט לקבלת החלטות בשם הוועד לצוות העבודה הנוכחי, הכולל אותה ואת הדס פרבר, לצד איתי גרייף מטעם העמותה לקידום משחקי תפקידים. הבקשה אושרה פה אחד.
(עדכון בנושא – דורית תמיר מונתה לתפקיד איש הקשר עם אייקון)

6. הסכם עם שגרירות סאנידייל בישראל: התקיימה פגישה שנייה על ההסכם בין שני הארגונים והתקבלו כמה שינויים. נקבע כי המיזוג המלא בין הארגונים יהיה רק לאחר שלא יהיו לשגרירות שלושה חברים למנות להנהלה שלה, וכן כי וועד האגודה יבחר באיש קשר מטעמו לנושאי השגרירות. דנה סוסלוביץ' תישאר גזברית השגרירות, ותמסור לוח זמנים לאיחוד חשבונות הבנק. עיקרי ההסכם יפורסמו בפומבי לאחר חתימתו.

7. שנתון: בישיבה שהתקיימה בנושא השנתון הוחלט שהשנתון שיצא לקראת אייקון יתמקד בפרסום סיפורי מקור. העבודה עליו כבר החלה, וכעת נבדקות עלויות ההפקה שלו.

8. פרס גפן: עדי לויה נפגשה עם אורי אביב לתיאום העבודה על פרס גפן ולדיון על קידום הפרס במסגרת פסטיבל אייקון ועל אופיו של טקס חלוקת הפרס. כמו כן עלה לדיון נושא פרס גפן כמותג.
יעדי פרס גפן לשנה הנוכחית:
א. 1000 מצביעים לפרס בשלב ב'.
ב. הגדלת המכובדות של הפרס בעיני קהילת החובבים והציבור שמחוץ לה גם יחד.
נקבע שוב כי הוועד מעוניין להעלות באופן משמעותי את הסכום שמקבלים הזוכים בפרס, אך ככל הנראה השנה סכומי הפרס יישארו כפי שהיו בעבר. אנו מקווים להעלות את סכום הפרס בשנים הקרובות.
עדי לויה קיבלה מנדט מהוועד לקבל החלטות בענייני פרס גפן ושיתוף הפעולה בתחום זה עם פסטיבל אייקון.

9. מועדים: פגישת הוועד הקרובה נקבעה ל-20 ביוני בשעה 13:00.

10. אתר האגודה: בפגישת הוועד הקודמת, מתאריך 19/4/09, דובר על שינויים בעיצוב אתר האגודה ועל אפשרות למעבר שרת.
קובי רובין סיכם את הנושא בפני הוועד במקום יערה קוזלוב שנאלצה להיעדר מהישיבה. אתר האגודה העיקרי יושב על השרת של טל כהן עם מערכת התוכן שלו ואין צורך להעביר אותו.
שאר אתרי האגודה והפורומים יושבים על שרת אחר הסובל מבעיות אבטחה חמורות. דותן דימט הסכים לעזור עם השרת החדש ובייצוא התכנים אליו.
באשר לעיצוב אתר האגודה, טל כהן אומר שאפשר להטמיע את השינוי העיצובי המבוקש במערכת התוכן שלו, ואילו ניר יניב חושב שזה בלתי אפשרי. הנושא ייבדק בהמשך גם עם גיא וינר.
הוחלט לדחות את הטיפול בנושא עיצוב האתר. עוד הוחלט לבחון את הכדאיות של שרת בחו"ל לאתרים האחרים של האגודה. ליאת שחר תדבר עם עידו פנסקי על מעבר השרת של העמותה לקידום משחקי תפקידים בישראל. עדו ענבל יברר פרטים עם ברק דיקמן, אשר חקר את נושא השרתים בארץ ובחו"ל.

11. מיני עדכונים:
א. דווח כי הוכן טופס אינטרנטי לשלב ב' של פרס גפן, אך עוד נותרה עליו קצת עבודה. הוועד מודה לאלון פאר על עבודתו בנושא.
ב. המדבקות של עמוד "המימד העשירי" הפגום הגיעו מבית הדפוס ויועברו בקרוב למזכיר האגודה, ארז גביש לצורך משלוח הגליונות.
ג. נעמה פרידמן דיווחה כי איסוף הצעות מחיר לשנתון יסתיים ב-28 במאי.
ד. הצגת פרס גפן בוורלדקון: עדיין לא התקבלה תשובה מוורלדקון למייל ששלחנו. נבדק מי יוכל לייצג את האגודה באירוע.
ה. עדכונים אצל רשם העמותות: ההודעות שנשלחו לרשם העמותות על עדכון תקנון האגודה ושינוי מורשי חתימה התקבלו. תשובה באשר לתקנון האגודה תתקבל בעוד שלושה שבועות.
ו. בשל ביטולו של המימד העשירי יש לתקן את ההסכם עם משפחתה של עינת פלג על פרסום הסיפורים הזוכים בפרס עינת. הנושא באחריות עדי לויה.

[Boojie]

ורק תזכירו לי – איזה עדכון בתקנון האגודה?

בקשה כללית לגבי הפרוטוקולים: אם אפשר להכניס שורה רווח בין סעיף לסעיף, מה שיקל על הקריאה.

כמו כן, סחתיין לדורית תמיר על האומץ והנכונות להשקיע. הרבה הצלחה.

[קובי]

פירוט מלא בפרוטוקול שלה: http://www.sf-f.org.il/story_1077
וכן הוא מצויין בהחלטות האספה הכללית והוועד כאן: http://www.sf-f.org.il/story_977

[Boojie]

לת

[רז]

יש לי הצעה למועמד לתפקיד. למי אני צריך לפנות אתה?

[n_f]

אתה מוזמן לפנות אלי במייל.

נעמה

[גרייף]

לא צריך הרבה. מספיק לקרוא שהן חושבות שתפקידן להתערב כאשר יש חשש לעבירה על החוק בשביל להבין שאין להן מושג, וכנראה כבר לא יהיה, לגבי תפקידה של ועדת ביקורת. בואו נהיה ברורים: אם היה תפקידה של ועדת ביקורת לעצור את הוועד מלעבור על החוק, היו יושבים בה משפטנים. תפקידה של ועדת ביקורת הוא לבחון את הדרך שבה הוועד מקבל החלטות: אם הוא עושה זאת באופן תקין, בהתאם להחלטות ועד ואסיפה קודמות, ובשירות מטרות האגודה. את זה חגית ויעל לא עושות – וזה וועד שהיה צריך שישפרו לו את תהליך קבלת ההחלטות.

האם הוועד מקבל החלטות באופן תקין? לוועדת ביקורת אין מושג. אין לה מושג מה לומר על ההאשמות של ורד (או יכולת לבדוק אותן). אין לה מושג לגבי סעיף 3, או אם מינוי ועדת חקירה לבדיקת סעיף 3 זה רעיון טוב או רע. למה ועדת ביקורת לא הייתה חלק מהתהליך? כי זו לא עבודה שיעל או חגית מסוגלות לעשות. האם זה תקין שפעילה של השגרירות מתחייבת שלא יהיו יותר הפקות קהילתיות בנושא "באפי"? האם זה משפיע על האגודה? ועדת ביקורת לא יודעת, ואין לה איך לדעת.

אני יכול להמשיך, אבל למה לטרוח. בשורה התחתונה: לחברי אגודה לא אכפת. אבל לי ממש נמאס.

[Boojie]

לנוסח "ניהול תקין של עמותות":
http://forum.sf-f.org.il/read.php?10,50466,50522#msg-50522
הרי מה שנכתב שם על חובות ועדת הביקורת:

Quote:

סמכויות ותפקידים של ועדת הביקורת:

1. לבדוק את תקינות פעולות העמותה ונושאי המשרה בה, ובין היתר מהבחינות כדלקמן:

א. פעילות בהתאם לחוק בכלל, ובהתאם לחוק העמותות בפרט.

ב. ניהול תקין של העמותה, חיסכון, יעילות, אפקטיביות וטוהר המידות.

ג. פעילות לשם קידום מטרות העמותה.

2. להגיש דו"ח ביקורת לפחות פעם בשנה (רצוי כל רבעון). חובה זו נלמדת מסעיף 30 לחוק הקובע כי על ועדת הביקורת להביא המלצותיה לעניין הדו"ח הכספי לפני האסיפה הכללית. דו"ח הביקורת יובא לדיון עם הדו"חות הכספיים באסיפה הכללית, ויוגש למשרד רשם העמותות.

3. מומלץ כי דו"ח ועדת הביקורת ייכתב בצורה מפורטת וברורה, ויחולק לשלושה חלקים:

א. נתונים כלליים על העמותה ותחומי פעילותה, וכיצד היא פועלת לקידום מטרותיה.

ב. תיאור המצב הקיים, ניתוח והצגת מסקנות. בחלק זה יובאו ממצאי הביקורת בנושאים כדלקמן:

(1) רמת השכר של העובדים בכלל ושל ההנהלה בפרט.
(2) דרכי התקשרות בחוזים ואופן ביצוע מכרזים.
(3) ביצוע לאור תכנית העבודה ותקציב שנקבעו מראש.
(4) אופן קבלת החלטות וביצוען.
(5) עמידה בדרישות החוק והתקנון, לרבות כינוס מוסדות העמותה במועד וכו'.
(6) אופן הניהול החשבונאי.
(7) אופן ניהול נכסי העמותה והשמירה עליהם.
( אופן החזקת כספי העמותה וההשגחה עליהם.
(9) פירוט התחייבויות ושעבודים.
(10) התייחסות למצבה הכלכלי של העמותה.

ג. תמצית הממצאים והמלצות לעתיד, וכן דיווח בדבר תיקון ליקויים שנתגלו בדו"חות קודמים.

4. להמליץ לאסיפה הכללית בנוגע לאישור הדו"ח הכספי ותנאים לאישורו.

5. על-פי סעיף 20(ב) לחוק רשאית ועדת הביקורת לדרוש מהוועד בכתב לכנס אסיפה כללית שלא מן המניין, ובמקרה שהוועד אינו פועל בהתאם לדרישה תוך 21 יום מיום שהוגשה, רשאית ועדת הביקורת לכנס את האסיפה הכללית, ובלבד שהאסיפה תתקיים תוך שלושה חודשים מיום שהוגשה הדרישה.

ולמרבה הפלא, אכן החובה הראשונה מתייחסת לפעילות בהתאם לחוק (סעיף 1א'). וזה אפילו בלי דרישה לכך שבוועדת הביקורת יישבו עורכי דין.
למרבה הפלא (2), לא נכתב שם דבר לגבי קבלת ההחלטות בעמותה, ולמעשה, נראה שרשם העמותות מניח שכל עוד ההחלטות שמתקבלות בעמותה עומדות במבחן התוצאה של יעילות, אפקטיביות וטוהר המידות, תוך קידום מטרות העמותה (סעיפים 1ב' ו1ג'), לא כל כך משנה איך הן מתקבלות. הנושא של קבלת החלטות מופיע רק בסעיף שמתייחס לדו"ח השנתי או הרבעוני, והוא מופיע בתוך רשימה של נושאים אפשריים (אך, למיטב הבנתי, לא הכרחיים) לאותו דו"ח.

[Onyx]

בהתייחס לסעיף 1א, על אף הקישור שדובי הציג ולמרות העובדה שאכן תפקידו של הגוף המבקר לבדוק את התקינות המשפטית, ברוב החברות הגדולות דווקא, למרבה ההפתעה, לא יושב עורך דין, אלא רואה חשבון המבצע בדיקת התנהלות חשבונאית תקינה.

בהתייחס לאופן קבלת החלטות בגוף המנהל – מכיוון שקבלת החלטות אינה תהליך מוגדר וברור, הרי שהגדרת "תקינות" קבלת החלטות ודיון הולם הוא מושג מעורפל וסובייקטיבי.

הדוגמה העכשווית הטובה ביותר שייכת לזירת ההתגוששות בין בנק הפועלים ובנק ישראל אודות יו"ר הדירקטוריון שלהם, המנכ"ל החדש ותהליך קבלת ההחלטות אודות המינוי ואודת התנהלות הבנק בתקופת המשבר.

לך תוכיח שלא התקיים דיון מקיף…. ושקבלת ההחלטות הייתה תקינה.

[ועד האגודה]

ועדת ביקורת עושה את תפקידה כפי שהיא, ולא אף אחד אחר, רואה לנכון. חברות הוועדה פועלות לשביעות רצון הוועד וחברי האגודה.
אם למי מחברי האגודה יש השגות לגבי תפקוד ועדת ביקורת, ניתן לשלוח להן מייל.
ההשתלחות הפומבית חסרת הרסן בועדת ביקורת נפסקת כאן ועכשיו.

[???]

חברות מסחריות, תאגידי ענק וכד' לא אמורים לעמוד באותם הכללים.

עמותות רשאיות למנות _במקום_ ועדת ביקורת רואה חשבון (לפי סעיף 19ב' בחוק העמותות) במידה ונדרש רו"ח לצורך הגשת דו"ח כספי (בעמותות שהמחזור שלהן מעל 1 מיליון ש"ח) – צריך להיות זה רו"ח אחר.

[Onyx]

חברות נתונות תחת תנאים מחמירים הרבה יותר.

[???]

לפנינו ^*עמותה*^, לא חברה.
החוקים, ההלכות והנהלים התקפים על חברות ^אינם^ בהכרח תקפים לעמותות.
גם לעמותות וגם לחברות יש גופים מפקחים.
ישנם כמה ^סוגים^ של גופים מפקחים: ועדת ביקורת, מבקר פנימי, מבקר חיצוני ועוד.
וועדת ביקורת *אינה אותו הדבר* כמו מבקר פנימי. לפרטים ראה קובץ מנהל תקין.
עמותה כמו "אגודה ישראלית למדע בדיוני ולפנטסיה" מחוייבת כמו כל עמותה, ע"פ חוק, למנות וועדת ביקורת.
מכיוון שתפקידה העיקרי של וועדת הביקורת, לפי סעיף 30 לחוק העמותות, הוא "ביקורת על ענייניה הכלכליים והמשקיים של העמותה ובדיקת פנקסי החשבונות שלה", רשאית עמותה למנות רואה חשבון *במקום* וועדת ביקורת.
לפיכך – אין סיבה שישבו משפטנים בוועדת הביקורת, ולעומת זו – סיבה טובה שישב במקומה רו"ח.

ולסיכום: מהסיבות הנ"ל, כל מקרה בנק הפועלים שהאינו רלוונטי בכלל (ואולי עוד פחות מכך) לעניין זה.

ועד כאן מעורבותי בפתיל הזה.

[Onyx]

אני לא טוען שצריך להיות. אני אומר שאפילו בחברות גדולות לא יושב אדם בעל ידע משפטי, על אחת כמה וכמה בעמותה.

אני אפילו לא מבין למה אנחנו מתווכחים כששנינו טוענים אותו דבר משתי זוויות שונות.

[מאת]

תגובות