עדכוני הוועד 6/9/2008: תפקידים, נהלי עבודה, אסיפה כללית בנובמבר, פורום פעילים, פרסומים, מפגש חברים באייקון, פרס גפן, מרצ'נדייז

[???]

*פרוטוקול ישיבת ועד האגודה הישראלית למדע בדיוני ולפנטסיה*
שבת, 6/9/2008.

*נוכחים:*
*חברי הוועד*: אמיר ארד, רותם ברוכין, עדו ענבל, נעמה פרידמן, יערה קוזלוב, קובי רובין, ליאת שחר.
*חברות ועדת הביקורת*: חגית וינר ויעל פורמן.

*סיכום הישיבה*

1. *חלוקת תפקידים*: הוועד אישר בהצבעה את המינויים הבאים:
א. *יו"ר האגודה*: אמיר ארד.
ב. *גזבר*: רמי שלהבת ימשיך בכהונתו כגזבר.
ג. *אחראי מזכירות*: גל חיימוביץ' ימשיך כאחראי המזכירות כשיחזור מחופשתו.
ד. *דובר*: אמיר ארד.
ה. *מתאם מול פסטיבל אייקון*: עדו ענבל ימשיך בתפקידו כאיש הקשר בין האגודה לפסטיבל אייקון.
ו. *מתאם מול אמא"י*: קובי רובין.
ז. *אחראית דוכן האגודה באייקון*: ענבר מאירסון.
כמו כן יפורסם מכרז לתפקיד מזכיר/ת האגודה ומנהל פורום האגודה.
2. *תפקיד ועדת הביקורת*: ועדת ביקורת הציגה את תפקידה. צוין כי מעתה ואילך, יצטרף חבר ועדת ביקורת לכל ישיבה של ועד האגודה.
3. *תחילת עבודת הןועד*: הועד בחן באופן ראשוני את רשימת הנושאים הדורשים טיפול ודיון ואת מידת דחיפותם. בין הנושאים שהועלו לדיון: אייקון, איוש תפקידי מפתח, פרס גפן, שקיפות הגורמים הניהוליים ושינויים תקנוניים.
4. *מועדי ישיבות הוועד*: סוכם, באופן עקרוני, כי הוועד ישוב ויתכנס לישיבתו הבאה בתאריך 28.9.2008. ישיבת הוועד שלאחריה נקבעה לתאריך 29.10.2008. מועדי יתר ישיבות הוועד הקבועות לשנה הקרובה ייקבעו בישיבה הבאה.
5. *כינוס אסיפה כללית*: סוכם כי אסיפה כללית של האגודה אשר תעסוק בכנס אייקון 2009 ובדרכה של האגודה באייקון תתקיים בתאריך 5.11.2008 בשעות הערב, הודעה על מיקום ושעה מדויקים תימסר בהמשך.
6. *תיאום נושאים כספיים*: במטרה להקל על זרימת הנתונים הפיננסיים, הוצע כי חבר ועד נבחר יעקב וילמד את עבודתו של הגזבר. נעמה פרידמן נבחרה לתפקיד.
7. *פורום הפעילים*: נבחנה מחדש התקשורת עם חברי האגודה דרך הפורומים. הוחלט על המתווה הבא:
א. פורום פעילים במתכונתו הנוכחית ייסגר.
ב. במקביל, ייפתח פורום "ארגון פעילויות" אשר יהיה פתוח לקריאה לכל באי האתר.
ג. הכתיבה בפורום תוגבל רק לחברי אגודה המוגדרים "פעילים". התנאים לקבלת מעמד "פעיל" יוגדרו על-ידי ועד האגודה ויפורסמו באתר האגודה.
ד. ליאת שחר ורותם ברוכין קיבלו על עצמן את ניהול הפורום. כללי הפורום יוגדרו ויפורסמו בראשו.
ה. הפורום, בהגדרתו, מיועד לדיונים בנושאי פעילים ופעילויות. כל דיון אחר יועבר לפורום האגודה, במטרה לשמר את מטרת הפורום ואת השקיפות בפורומים השונים. שאלות ונושאים הקשורים לניהול ולוועד האגודה יופנו ישירות לוועד, כמוגדר בסעיף הבא.
8. *פרסומי הוועד*: במסגרת השאיפה לשקף כראוי את פעילות ועד האגודה וועדת הביקורת, ייפתח באתר האגודה עמוד שיוקדש לפרסומים שונים הנחוצים להגברת השקיפות לחברי האגודה. בעמוד יפורסמו מועדי ישיבות הוועד, הנושאים הצפויים לעלות על סדר היום, פרוטוקולים והחלטות, דבר יו"ר האגודה, ותשובות לשאלות אשר הופנו לוועד.
9. *מפגש חברים באייקון*: האגודה תקיים מפגש חברים בפסטיבל אייקון. מועד האירוע יתואם מול הנהלת אייקון.
10. *האגודה וסטארבייס*: לסדר היום של הישיבה הבאה יוכנס דיון בנושא העבודה מול מועדון סטארבייס 972.
11. *פרס גפן*: הוועד ידון עם גזבר האגודה רמי שלהבת בנוגע לגובה הפרס הכספי שיינתן לזוכי פרס גפן והאמצעים להגדלתו.
12. *מרצ'נדייז*: רותם ברוכין תבדוק אפשרויות להכנת מרצ'נדייז חדש לאייקון ותדווח לוועד. בחינת הצד הכספי והחלטה בנושא תתקבל בשבוע הקרוב.

[קרן אמבר]

באיזה אופן מעוניין הועד לקבל הצעות לנושאים לסדר היום?
יש לי איזה אירוע שניים פוטנציאליים להציע.

[קרן אמבר]

הנ"ל היה אמור להופיע כתגובה לעדכון הועד. הום.

[Onyx]

היי קרן,

היות וכרגע כל המקטע של הוועד וועדת הביקורת נמצא בשלבי תכנון ופיתוח – ניתן פשוט לפנות ישירות למייל שלי אשר אמור להופיע זה מכבר באתר האגודה – קיים גם מייל לפנייה לאגודה.

אנא צרי עימנו קשר דרך שם – ונראה איך מעלים את הצעותיך לסדר היום. קחי בחשבון שייתכן ונבקש ממך להגיע לאחת מפגישות הוועד להציג את הצעותייך באופן מלא יותר.

תודה,

אמיר ארד.
יו"ר ודובר האגודה.

[רז]

אני חושב שיש להם מקום בין כל עדכוני הפעילויות שמופיעים שם.

[מאת]

תגובות